Hoe maak je het onmogelijke mogelijk?

“De doelen van dit project zijn onmogelijk! Het contract met onze klant heeft afgesloten is onhaalbaar.” zo begon ons tweede project bij Prime Vision, marktleider op het vlak van handschriftherkenning en al jaren leverancier van innovatieve oplossingen van postbedrijven over de hele wereld.

Als een expert aangeeft niet te geloven in de projectdoelen, dan is dat een zeer sterk signaal. Uit ervaring weten wij dat een doel waar iedereen in de organisatie in gelooft enorme krachten vrijmaakt. Maar hoe zorg je ervoor dat de experts hun vertrouwen houden en – wanneer ze vinden dat het onmogelijk is de doelen te halen – weer terugkrijgen?

In het bewuste project hebben we samen met de specialisten gekeken welke doelen in hun ogenrealistisch waren. Vervolgens hebben we met het implementeren van Agile/Scrum de zelfsturing binnen het team vergroot. Daarbij hebben we de teamleden tussendoelen laten definiëren waar zij wel in geloofden. Initieel lag de nadruk op het implementeren van functionaliteit. In een later stadium van het project hebben we ons gericht op het vergroten van de prestaties van de software algorithmen. Door elke tussentijdse mijlpaal op tijd te halen werd de voortgang zichtbaar voor zowel de specialisten, maar ook voor het management en de klant. Door de positieve resultaten en de potentie wekelijks te rapporteren naar de klant zagen we aan hun kant ook het geloof groeien. Hierdoor zagen we dat de klant ging meedenken in plaats van zich alleen te richten op de afspraken in het contract. De klant begon zich meer en meer te richten op wat er gerealiseerd was en wat de mogelijkheden van het systeem waren.

In het projectteam zagen we dat de specialisten er steeds meer in gingen geloven dat ook het einddoel haalbaar was. “Elke ochtend lieten de laatste tests weer betere resultaten zien. Dat gaf een enorme kick!”, aldus een van de projectleden.

Uiteindelijk werd volgens plan een volledig systeem opgeleverd dat voldeed aan de wensen van de klant. Het einddoel dat initieel voor onhaalbaar werd gezien hebben we bereikt door alle stakeholders te mobiliseren door hun meer te betrekken bij (de haalbaarheid van) de doelen.