Versterken van het organisatie DNA

Organisaties hebben allemaal een eigen uniek DNA – dat soms kan en moet worden versterkt.
Zo ook bij Prime Vision. Typisch voor Prime Vision is dat als het echt moeilijk wordt de experts hun mouwen nog eens extra oprollen om hun project succesvol af te ronden. Met name aan het eind van een project dat Chaos2Work en Prime Vision eerder dit jaar hebben afgerond kwam dit gedragspatroon naar voren. Door het inbrengen van meer zelfsturing en het opsplitsen van de projecten in korte periodes met elk een eigen doel hebben we dit DNA versterkt. Het gevolg was dat we meer uit de mensen gehaald hebben, de experts zich meer betrokken voelden bij het project en projecten effectiever uitgevoerd worden.

Hoe succesvol deze aanpak was wordt verwoord in een artikel dat Prime Vision heeft geplaatst in Postal Technology International. Hieronder een zinsnede:

“[Chaos2Work] was chosen by Prime Vision to implement Agile/Scrum and
it proved to be a pivotal move in focusing all this in-house talent.”
(Download hier het hele artikel)

De zelfsturing hebben we via Agile projectmanagement ingebracht. Het project werd opgesplitst in periodes van 4 weken. Aan het begin van elke periode (ook wel sprint genoemd) presenteerde de product owner, de interne representant van de klant, de doelen van de sprint aan het team. Daarop werkte de scrum master (de projectleider in standaardterminologie) met het team de planning uit voor de sprint en keken ze samen welke doelen wel en welke niet haalbaar waren binnen de gestelde tijd. Alle activiteiten stonden op ‘geeltjes’ uitgewerkt en op de ‘to do’ lijst. Welke activiteit ze uitvoerden bepaalden de experts zelf. Doordat iedereen in dezelfde ruimte zat waren de communicatielijnen zeer kort, en tijdens de dagelijkse stand-up meetings (vergaderingen van zo’n 15 minuten die staande gehouden) vertelde iedereen kort wat hij/zij gisteren had gedaan, vandaag ging doen en wat zijn/haar werk blokkeerde.

Gaandeweg werd duidelijk wat wel en wat niet werkte. Soms was een sprint wat langer of korter of veranderde de samenstelling van het team. Het belangrijkste was dat het team zelf bepaalde hoe ze de doelen van iedere sprint zouden halen.

Door het ‘Agile’ inrichten van het project hebben we het DNA als het ware gekloond: de mouwen werden nu aan het eind van elke sprint opgerold om de sprintdoelen te bereiken. Uiteindelijk heeft het team de projectdoelen ruimschoots gehaald. Vanwege het succes heeft Prime Vision besloten deze manier van werken in meer projecten uit te rollen.